Ante un proceso de negociación es frecuente sentirse ansioso o inseguro. Muchas personas tienen la creencia de que la clave para una negociación efectiva es mantener una posición firme hasta conseguir los objetivos marcados. Pero la realidad es que en una negociación exitosa deben existir actitudes como la empatía, la asertividad y la flexibilidad. Esto se debe a que en una negociación no existe la certeza previa de conseguir los resultados previstos con anterioridad.
En las siguientes líneas explicamos las claves para negociar de forma eficaz y efectiva tanto en un espacio físico cara a cara como en un espacio virtual u online.
Los 8 consejos clave para una negociación cara a cara efectiva
Para realizar una negociación adecuada debemos interactuar y crear relaciones que nos lleven a obtener los mejores resultados. Para ello debemos conseguir una perspectiva del conjunto de la situación y aplicar los siguientes 8 consejos para cerrar un acuerdo beneficioso:
- Averigua y comprende los resultados que quieren obtener la otra parte. Sólo de esta forma puedes considerar los puntos en común. Recuerda que una actitud de oposición no es la solución.
- Descubre las debilidades y fortalezas del oponente. Con esto podemos adaptar los objetivos de la negociación y la interlocución entre ambas partes será más realista.
- Identifica quién de los interlocutores es la persona que toma la decisión final. Esta técnica permite una cierta ventaja, ya que durante la discusión puedes dirigirte a él en los puntos que estimes convenientes.
- Intenta dominar los nervios y concéntrate en el ahora. Una actitud calmada y concentrada contribuye a pensar racionalmente. Al contrario, si te dejas llevar por las emociones, puede que incurras en errores y te dejes llevar por una actitud subjetiva que no conduzca a obtener resultados deseables. La objetividad y el sentido común deben dominar cualquier tipo de negociación.
- Escucha activamente y realiza las preguntas necesarias. Es importante que entiendas la situación de la otra persona, sus limitaciones, intereses, problemas, etc. Esto permitirá establecer una estrategia para conseguir los resultados adecuados. Además, prestando interés por la otra parte, generas un clima de confianza y una actitud más receptiva de la otra parte.
- Consigue un pacto. Llegar a un trato o acuerdo es la finalidad de una negociación. No se trata de ganar o perder. El fin es lograr resultados o fijar puntos que beneficien a ambas partes. Pero por si acaso, si la situación se complica puedes tener bajo la manga un plan B para no quedarte fuera de juego y conseguir un pacto beneficioso para todos los participantes.
- Trata de conseguir beneficios para todas las partes implicadas en la negociación. Cuando todos valoran que han renunciado a algunas de sus peticiones, es más factible llegar a un entendimiento y firmar un pacto. El consenso entre las partes permitirá a su vez, establecer una buena relación en el presente y futuro más próximo.
- Mantener una actitud sincera. Parece que este último consejo para negociar de forma efectiva cara a cara es algo obvio. Pero realmente en ocasiones se olvida. Ya sea de manera deliberada o por descuido, no se habla con sinceridad. Este es uno de los mayores errores que se pueden cometer y que perjudican seriamente la credibilidad y reputación profesional o de la empresa. La sinceridad en ambas partes debe estar siempre presente y no debemos olvidar que la otra parte implicada en la negociación no es un adversario, sino que es un socio o colaborador que busca obtener los mejores acuerdos para ambas partes.
9 Consejos clave para una negociación online
El teletrabajo, la tecnología, la distancia, o la optimización del tiempo son factores que han dado lugar a que las negociaciones virtuales sean cada día más frecuentes. Los resultados de las negociaciones en el ámbito online dependen de la tecnología que usemos. En este sentido, debemos asegurarnos de que los medios tecnológicos nos facilitan una buena comunicación con el fin de establecer relaciones fluidas y confiables. Debemos comprobar con antelación que la conexión a internet es estable y que la herramienta utilizada para la videoconferencia es conocida por todos los participantes.
Por tanto, como la interacción con otras personas mediante dispositivos digitales o a través de una pantalla se produce en un contexto más frío, es recomendable tener en cuenta los siguientes 9 consejos para conseguir los resultados correctos en una negociación online:
- Estar atento a la dirección que toma la discusión. Es decir, en una negociación mediante dispositivos tecnológicos es más fácil caer en errores como mantener un actitud fría o distante, oponerse a las demandas de la otra parte sin conocer su propósito, hablar de forma similar como si estuviésemos negociando físicamente, interrumpir y abandonar la negociación o mantener una posición negativa ante un hecho. Todo esto también puede ocurrir en una negociación presencial, pero en una negociación online es más probable que ocurra. Esto se debe a la percepción de inseguridad y desconfianza que prestan los medios digitales. No podemos ver o conocer todo lo que ocurre en el escenario: si hay más personas en la reunión o si la conversación será grabada. Por tanto, debemos estar atentos al clima de la conversación y procurar dirigir la negociación hacia un ambiente cálido donde se genere confianza por ambas partes.
- Recoge información sobre la otra parte. Se trata de realizar un pequeño informe previamente a la reunión. En este documento indica los puntos débiles y fuertes, pretensiones, objetivos, intereses etc. de la otra parte.
- Inicia la negociación por videoconferencia con una breve presentación de la situación. También es muy positivo iniciar la negociación en un contexto virtual con una conversación previa donde se establezcan las reglas de comunicación, así como realizar un pequeño resumen del estado del posible acuerdo. Acotar un tiempo máximo de duración de la videoconferencia y estructurar la sesión en bloques según los temas a tratar, dota a los participantes de una visión general de los objetivos a lograr.
- Concéntrate y mantén una escucha activa. Estar delante de una pantalla o hablando por teléfono da pie a distraerse con otras cosas con facilidad. Por tanto, evita caer en las distracciones, y concéntrate en lo que la otra persona expresa. Escucha con atención, no interrumpas y deja que la otra parte aporte información. En una reunión mediante una conexión online con presencia virtual, observa y detecta otros mensajes no verbales que puedan indicar el estado emocional o posición en la negociación de la otra parte.
- Procura minimizar la información que compartes. Realizar exposiciones largas por videoconferencia tiene consecuencias negativas para una negociación. La falta de atención y las distracciones son frecuentes en las videoconferencias. Por ello, transmite información concisa, datos exactos y sé breve en las exposiciones argumentando de forma clara con aportaciones de valor.
- Genera vínculos de confianza. Realiza un análisis del contexto de la negociación y ajusta tu actitud y comportamiento. Mostrar una intención colaborativa es ante todo lo más importante. Después intenta responder sin alargarte en el tiempo para evitar situaciones de desconfianza y no cooperativas. Por supuesto, y aunque esto sea una obviedad, no olvides encender la cámara web. Algunas personas ocultan su rostro por diferentes motivos, y este comportamiento es muy perjudicial ya que genera desconfianza y desinterés por parte del interlocutor o interlocutores.
- Vigila tus emociones y el escenario. El control de las emociones es esencial en una negociación. Mantener la calma y establecer el contacto visual ayudan a generar confianza y crear un ambiente propicio para negociar online. Procura mirar a la cámara en lugar de la pantalla para dar una imagen más cercana. Igualmente cuida los detalles como el fondo de la pantalla, tu imagen y aspecto en función del propósito de la negociación.
- No cierres las puertas a una futura conversación. En el caso de que no se llegue a un acuerdo, emplazar a los participantes a una siguiente reunión en una fecha cercana es una buena opción para no cerrar las puertas hacia un posible acuerdo. No caigas en la trampa de que se produzcan amenazas, se fijen fechas límites o que alguna de las partes diga la última palabra. Mostrar el interés por seguir con la negociación más adelante es mejor opción que romper definitivamente cualquier punto de encuentro.
- Llega a un acuerdo y específica los puntos clave. Una vez llegado al entendimiento entre ambas partes, concreta las decisiones tomadas, cómo se ejecutarán y cómo se revisará su cumplimiento. Tomate el tiempo necesario en esta parte tan importante para evitar malentendidos, confusiones y así impedir que se produzcan futuros conflictos y riesgos. Por último, envía un email a cada participante con un resumen de los resultados de la negociación y realiza un seguimiento de estos.
El mundo de los negocios ha cambiado y lo seguirá haciendo. Por tanto, la adaptación a los cambios es un deber y cuanto más rápido se produzcan antes llegarán las recompensas. En el ámbito de la negociación empresarial es indispensable adaptarse a cualquiera de los dos escenarios vistos: la negociación presencial o física y la negociación online. Por consiguiente, toma nota de los consejos para realizar negociaciones efectivas cara a cara o por videoconferencia y desarrolla tus habilidades negociadoras en ambos ámbitos para aprovecharlas a tu favor y lograr los mejores acuerdos.
Y si necesitas profundizar y ampliar tus habilidades negociadoras asistir a programas formativos desde cualquier lugar en las mejores Escuelas de Negocios Online te ayudarán a convertirte en un experto negociador. Y si quieres dar un paso más y potenciar tu carrera y conocimientos los Máster MBA Online son recursos que te darán una amplia visión del mundo de los negocios y aprenderás técnicas de negociación creativa y eficaz con clientes, proveedores, socios, inversores, personas de tu equipo, entidades financieras, etc. Lograrás un dominio en todos los ámbitos y serás capaz de conseguir acuerdos satisfactorios e implicación de todas las partes.