La digitalización está presente en todos los aspectos de nuestra vida cotidiana. En este contexto, para las empresas, adaptarse a las tecnologías digitales se ha convertido en un imperativo para mantener la competitividad y el crecimiento económico.
En este artículo, explicamos todo lo que necesitas saber sobre la digitalización empresarial. Para ello, comenzaremos revisando cuál es el significado de conceptos como digitalización y transformación digital, por qué es tan importante digitalizar una empresa y cómo hacerlo. Además, abordaremos cómo puede una empresa medir su grado de madurez digital para elegir las estrategias de digitalización que mejor se adapten a su modelo de negocio.
¿Qué es la digitalización?
¿Qué entendemos por digitalización? Inicialmente, la digitalización se refería a la transformación de información física en formato digital, como al digitalizar un documento en papel. Sin embargo, este concepto ha evolucionado con el tiempo.
Actualmente, la digitalización es el proceso de modernizar aspectos tanto de la vida empresarial como privada, impulsado por el incremento en el uso de tecnologías e información digital en diversos sectores como la economía, instituciones públicas y la política.
Hoy en día, al hablar de digitalización, nos referimos a la integración de tecnologías digitales para la automatización de procesos, así como el diseño, la producción y la comercialización de productos o servicios, con el fin de optimizar cada actividad.
Transformación digital y digitalización, ¿en qué se diferencian?
Aunque a menudo se usan como sinónimos, «digitalización» y «transformación digital» tienen significados distintos. La digitalización se refiere al proceso de convertir información o procesos específicos a un formato digital, mientras que la transformación digital implica una revisión más amplia, donde las empresas actualizan completamente los procesos y modelos de negocio de analógicos a digitales.
La transformación digital es fundamentalmente un proceso ineludible para las empresas, debido a la necesidad de adaptarse a las nuevas tecnologías que evolucionan muy rápidamente. La velocidad con la que suceden los cambios, y avanzan la sociedad y la economía, hacen que sea incierto saber qué tecnologías serán más útiles y relevantes en el futuro, lo que puede complicar las decisiones a largo plazo de las empresas sobre en qué tecnologías invertir y/o desarrollar.
Para los ejecutivos que buscan liderar en este entorno dinámico, entender y aplicar estos principios es una tarea fundamental para no quedarse atrás. Formarse a través de la asistencia a programas como los masters Executive MBA (EMBA), que combinan teoría avanzada con práctica empresarial, proporciona las herramientas necesarias para anticipar, gestionar y aprovechar estos cambios disruptivos, impulsando así la innovación y el crecimiento sostenible en sus organizaciones. En concreto, en los mejores EMBA en Madrid se proporciona la formación necesaria para desarrollar habilidades estratégicas, fortalecer el liderazgo y adoptar un enfoque práctico en la implementación de tecnologías emergentes, permitiendo a los profesionales posicionarse a la vanguardia de la transformación digital en su sector de actividad.
¿Qué es la digitalización de una empresa?
La digitalización de una empresa se refiere a un proceso de transformación impulsado por las nuevas tecnologías. Afecta a todos los aspectos de una empresa, desde los procesos de negocio y producción hasta los modelos de trabajo, análisis, productos y servicios.
Además, la digitalización empresarial altera la gestión de la información y la interacción con los clientes, llegando incluso a transformar modelos comerciales completos. Por este motivo, digitalizar una empresa no es tan fácil como parece. Los procesos varían de una a otras y las empresas tienen modelos de producción diferentes, por lo que la digitalización no siempre se puede implementar de la misma forma.
¿Cuáles son los beneficios de la digitalización para las empresas?
La digitalización empresarial permite que las organizaciones ganen eficiencia operativa y refuercen su competitividad en el mercado actual. Entre los principales beneficios que genera la digitalización en las empresas destacan los siguientes:
- Mejora la experiencia del cliente: al incorporar servicios digitales complementarios, las empresas logran aumentar la satisfacción y fidelidad de los clientes, ofreciendo soluciones más rápidas y personalizadas.
- Aumento de la eficiencia operativa: la automatización de procesos a través de herramientas digitales especializadas libera a los empleados de tareas repetitivas, permitiendo concentrar el esfuerzo en actividades de mayor valor añadido.
- Mayor flexibilidad laboral: la digitalización impulsa nuevos esquemas de trabajo, como modelos híbridos o a distancia, proporcionando mayor flexibilidad laboral y facilitando la conciliación profesional y personal.
- Precisión en la toma de decisiones: gracias al análisis avanzado de datos (big data y analítica digital), las decisiones estratégicas se vuelven más informadas y acertadas, basándose en datos objetivos y actualizados.
- Nuevos modelos laborales: Surgen modalidades de trabajo híbrido y remoto, adaptándose mejor a las necesidades actuales de empleados y empresas, mejorando el rendimiento y el bienestar de los equipos.
- Acceso inmediato a la información: la digitalización facilita el acceso a información precisa y actualizada desde cualquier ubicación y momento, lo que impulsa la agilidad operativa.
- Reducción de costes operativos: la optimización digital de procesos disminuye significativamente costes, errores y tiempos de ejecución, mejorando la competitividad general de la organización.
El desarrollo profesional continuo es esencial para mantenerse al día con estas innovaciones. Las escuelas de negocios juegan un papel clave en la preparación de líderes que pueden implementar y gestionar estos cambios tecnológicos efectivamente. Especialmente las mejores escuelas de negocios de Madrid con programas como el Executive MBA y el MBA especializado en transformación digital, y materias que abarcan la innovación, la estrategia tecnológica, el análisis de datos y la gestión del cambio, ofrecen una formación integral que capacita a los profesionales para liderar la evolución digital en sus organizaciones.
A continuación, echemos un vistazo a algunos ejemplos de digitalización empresarial para concretar estos beneficios.
¿Cómo digitalizar una empresa?: ejemplos prácticos de áreas de digitalización
Cada una de las áreas que forman una empresa ofrece oportunidades para implementar la digitalización. Esto abarca desde el marketing y la comunicación con el cliente hasta la gestión interna, la logística y los procesos comerciales. Seguidamente, presentamos cinco ejemplos específicos de cómo digitalizar una empresa:
- Bandeja de entrada digital: automatiza la recepción, almacenamiento y procesamiento de facturas, utilizando tecnologías como OCR para leer y validar documentos.
- Gestión digital de contratos: facilita la creación, gestión y archivo de contratos de forma digital, mejorando el seguimiento de datos y plazos críticos.
- Trabajo colaborativo en documentos digitales: promueve una oficina sin papeles donde los documentos son accesibles digitalmente, permitiendo una colaboración efectiva, especialmente en equipos distribuidos.
- Digitalización de RRHH: transforma la gestión de recursos humanos mediante expedientes personales digitales, agilizando procesos como la incorporación de empleados y la gestión de documentos relevantes. Para profundizar en este tema, puedes consultar esta guía sobre la digitalización de recursos humanos, con claves prácticas para modernizar esta área estratégica.
- Procesamiento digital de facturas entrantes: con la normativa de facturación electrónica, las empresas adoptan sistemas que permiten la entrada multicanal de facturas y su procesamiento automático.
Estos ejemplos muestran cómo con la digitalización empresarial es posible optimizar operaciones clave, reducir costes y mejorar la eficiencia en las distintas áreas funcionales de una empresa.
Consejo adicional: es recomendable, al empezar a digitalizar una empresa adoptar alguna metodología como el Design Thinking para identificar de forma precisa las necesidades de los usuarios internos y externos, desarrollar ideas innovadoras y validar las soluciones antes de su implementación en toda la organización.
¿Cómo funciona una empresa totalmente digitalizada?
Una empresa totalmente digitalizada se caracteriza por:
- Automatización completa: desde la fabricación hasta la logística, todo se gestiona de forma digital.
- Procesos basados en datos: utiliza grandes volúmenes de datos para optimizar las operaciones, definir estrategias competitivas y tomar decisiones para solucionar problemas complejos.
- Atención al cliente inteligente: usa chatbots para resolver consultas, proporcionando respuestas rápidas y eficientes a los potenciales clientes.
- Publicidad personalizada: aprovecha algoritmos para adaptar la publicidad a las necesidades específicas de cada cliente.
- Toma de decisiones autónoma: la inteligencia artificial decide sobre compras y operaciones basándose en datos analizados.
- Innovación continua: la creatividad y el desarrollo de nuevos productos son clave para mantener la competitividad en el mercado.
Modelo de madurez para procesos digitales, ¿Cómo evaluar el estado actual de digitalización empresarial?
Antes de digitalizar una empresa o avanzar tecnológicamente, es esencial comprender el nivel actual de madurez digital de la empresa. Saber el nivel de madurez digital empresarial, permite planificar estrategias de digitalización de una empresa de forma más efectiva.
Para analizar la madurez digital de una empresa debes hacerlo en torno a cuatro dimensiones:
- Tecnología: evalúa la infraestructura tecnológica y el entorno en el que operan los procesos del negocio.
- Datos: analiza cómo se gestionan los datos dentro de los procesos, especialmente para el análisis y toma de decisiones.
- Calidad: examina la eficiencia de los procesos actuales. Un mal proceso no se vuelve eficiente solo por digitalizarse; es importante optimizarlo antes.
- Organización: considera factores como el apoyo de la dirección, las capacidades digitales del equipo y la disposición al cambio dentro de la empresa.
Este análisis de las cuatro dimensiones es sencillo de aplicar y ofrece una visión completa del estado actual de los procesos de la empresa. Con los resultados, se pueden identificar las áreas que necesitan mejoras para implementar nuevas medidas de digitalización.
Tendencias futuras en digitalización de empresas
La digitalización de empresas avanza a pasos de gigante gracias a la aparición de nuevas tecnologías y a los cambios que se producen en las necesidades de las empresas y consumidores. A continuación, se describen algunas tendencias clave de la digitalización de empresas:
1. Tecnologías emergentes
- Inteligencia Artificial (IA): la IA está transformando la forma en que las empresas analizan datos, automatizan procesos y personalizan la experiencia del cliente. Su capacidad para aprender y adaptarse la convierte en una herramienta esencial en sectores como la atención al cliente, la logística y la toma de decisiones estratégicas.
- Blockchain: este sistema de registro distribuido está ganando terreno en áreas como la seguridad de datos, las transacciones financieras y la trazabilidad en cadenas de suministro. La transparencia en las operaciones y la resistencia a modificaciones lo convierten en una solución muy segura para entornos digitales.
- Internet de las Cosas (IoT): la conectividad entre dispositivos permite recopilar y analizar grandes cantidades de datos en tiempo real. Esto mejora la eficiencia en industrias como la manufactura, la agricultura y la logística, optimizando operaciones y reduciendo costes.
2. Predicciones sobre la evolución de la digitalización de empresas
- Integración más profunda de tecnologías: se espera que tecnologías como IA, blockchain e IoT trabajen juntas para crear ecosistemas más inteligentes y conectados. Por ejemplo, la IA podría analizar datos recopilados por IoT para tomar decisiones automáticas, mientras que blockchain garantiza la seguridad y transparencia de estas interacciones.
- Digitalización universal: sectores que tradicionalmente se han resistido a la digitalización, como la construcción o la agricultura, comenzarán a adoptar tecnologías digitales para mejorar la eficiencia y la sostenibilidad empresarial.
- Mayor personalización: las empresas usarán datos para ofrecer productos y servicios adaptados a las necesidades individuales de los clientes, aumentando la satisfacción y la fidelización.
- Crecimiento del trabajo híbrido: la digitalización seguirá facilitando la flexibilidad laboral, promoviendo herramientas de colaboración online y sistemas de gestión remota.
- Foco en la sostenibilidad: las soluciones digitales jugarán un papel clave en el monitoreo y la reducción de impactos ambientales, impulsando prácticas empresariales más responsables.
Estas tendencias indican que la digitalización no sólo seguirá transformando las empresas, sino también la forma en que interactúan con el mundo y entre sí. Digitalizar una empresa y prepararse para estas innovaciones será esencial para mantener una empresa competitiva.