Los recursos humanos (abreviatura RR.HH) de una empresa se refiere a la gestión de la mano de obra o trabajadores. El departamento de Recursos Humanos en una organización empresarial se ocupa principalmente de la contratación, gestión y proporcionar la información sobre la cultura de la empresa a los empleados de la organización. Entre las funciones principales del departamento de Recursos Humanos están todas las relacionadas con el personal, reclutamiento, contratación, desempeño, seguridad, motivación, formación y retribución.
En una empresa la gestión de Recursos Humanos toma relevancia por el hecho de que una gestión efectiva de las personas que trabajan en una empresa son las que contribuyen al logro de los objetivos empresariales, y como consecuencia de obtener buenos resultados. Por este motivo, en los programas Máster Business Administration en modalidad presencial o en los programas MBA Online, el estudio del contenido sobre la gestión y dirección de un Departamento de RRHH toma especial importancia.
¿Para qué sirve la gestión de Recursos Humanos en las empresas?
En la planificación estratégica general de la empresa, los Recursos Humanos se integran tomando un papel relevante dentro de dicha estrategia gestionando las necesidades organizativas de fuerza laboral.
La gestión que realiza un departamento de Recursos Humanos en una empresa sirve exactamente para lo siguiente:
- Colaborar con la dirección en la definición de la estrategia de empresa y valores corporativos, así como para su comunicación e integración.
- Los recursos humanos en una compañía sirven para construir una estructura organizativa alineada con las necesidades de la empresa para el logro de objetivos.
- La gestión de personas es necesaria para orientar a la fuerza laboral en la creación de valor, midiendo los resultados vinculados al negocio obtenidos a corto plazo.
- Los recursos humanos son los que encargados de identificar los cambios necesarios en la organización para cumplir con los objetivos marcados.
- Asegurar un estilo de dirección participativo y de liderazgo empresarial efectivo.
- El área de recursos humanos define e implementa sistemas de mejora continua de la productividad y también toma las decisiones en pro de desarrollar una organización en constante renovación y aprendizaje.
La misión de un departamento de recursos humanos en la empresa es ser el motor de propuestas, facilitar el cambio y ser el garante de los valores de la organización.
Cuáles son las funciones del departamento de Recursos Humanos en una empresa
La gestión que lleva a cabo un departamento de Recursos Humanos tiene diversas funciones como la selección de personal, formación, desarrollo, diseño de la estructura organizativa, gestión de personas, gestión económica de sus acciones y gestión de la cultura de la empresa.
Veamos a continuación los ámbitos de actuación de cada función con más detalle.
Selección de personas
Los ámbitos de actuación del departamento de recursos humanos en la selección de personas o trabajadores de una empresa son:
- Identificación de necesidades de fuerza laboral, tanto cuantitativas como cualitativas.
- Definición de competencias: puestos personas y niveles.
- Planificación de plantilla, identificando qué necesidades de incorporación del personal para un periodo de tiempo determinado.
- Identificar y mantener relaciones con fuentes de candidatos para cubrir los puestos. Estas fuentes pueden ser la Universidad, el INEM, Escuelas de Negocios, Empresas de contratación, foros, o plataformas de oferta de trabajo.
- El proceso de reclutamiento comprende la gestión de anuncios internos y externos, apoyo a consultoras externas y presentaciones en la empresa.
- Gestión del proceso de selección que incluyen pruebas entrevistas dinámicas de grupo, así como la gestión de consultoras externas si se recurren a estas para la selección así como la realización de informes y presentaciones de los candidatos.
- Control del proceso de selección en cuanto a calidad, tiempos y costes.
Formación de la fuerza laboral
El departamento de recursos humanos en cuanto al área de formación se encargan realizar las siguientes funciones:
- Identificar las necesidades de aprendizaje o desarrollo de competencias y habilidades individuales y colectivas del personal de la empresa.
- Diseñar el Plan de Formación anual y plurianual, tanto si las acciones formativas se desarrollan de forma interna o externa en la empresa.
- Dentro de las funciones de los RRHH está elaborar un presupuesto anual para las acciones formativas de forma global y por programas concretos en función de las necesidades de aprendizaje o desarrollo de habilidades.
- Realizar la gestión de identificar y contratar a los formadores tanto internos como externos.
- Planificar y ejecutar las acciones de formación de los trabajadores.
- Control de resultados de la impartición de los cursos o acciones de aprendizaje, así como controlar los costes de las acciones formativas.
- Encontrar las fuentes de financiación de las acciones formativas.
Desarrollo profesional
El desarrollo es una de las funciones más importantes del departamento de RR.HH. Las tareas en el ámbito del desarrollo profesional pueden ser tanto para los nuevos empleados como para los ya existentes, y éstas son:
- Elaborar el plan de acogida de nuevas incorporaciones de personas en la empresa.
- Realización de entrevistas de seguimiento, control de integración y evaluación de personas.
- Gestión por objetivos.
- Evaluación de la actuación en desarrollo y capacitación de los empleados con realización de planes de formación y de mejora con el fin de actualizar las competencias de los empleados en sus respectivas áreas según lo requiera la empresa, incluyendo a los trabajadores de mayor edad o talento sénior.
- Análisis de las capacidades actuales y potenciales de cada empleado.
- Adecuar a las personas idóneas a los puestos.
- Identificar qué rotaciones, traslados, promoción o salidas son necesarias.
- Definir los planes de carrera para promover la continuidad en la empresa del talento captado hacia puestos gerenciales. Aquí es necesario identificar que personas son claves y realizar un seguimiento de su desarrollo, todo esto bajo la tabla de sucesiones u organigramas de continuidad.
- Realizar cada año un inventario de los recursos humanos necesarios. Este inventario debe reflejar en un balance de la situación actual, la situación deseada y las necesidades que tiene la empresa en cuanto a captar capital humano.
- Realizar seguimientos de personas o colectivos de la empresa como informáticos, comerciales, personas en periodo formativo, etc.
- Gestión de bases de datos de personas.
- Entrevistas de salida de la empresa y análisis de rotación de puestos.
- Gestionar e implementar programas de Coaching para potenciar el desarrollo profesional de las personas.
Estructura Organizativa
Diseñar y planificar la estructura de la organización. Las tareas de gestión de los recursos humanos en el ámbito de la estructura organizativa incluyen lo siguiente:
- Realización del inventario y definición de puestos y competencias
- Establecer las relaciones entre los puestos: organigramas, grupos de trabajo, task force, y organización por procesos y funciones.
- Evaluación de puestos de trabajo.
- Recomendaciones sobre la evolución de las estructuras organizativas.
- Dimensionamiento de plantillas, agrupando los empleados en puestos y funciones a desempeñar.
- Evolución y control de plantillas, y realización de estadísticas según las tareas y responsabilidades asignadas.
- Determinar los sistemas de trabajo y procesos de las actividades a realizar.
Gestión del personal
Los elementos que intervienen en esta función de gestión del personal de un gerente o departamento de RRHH son:
- Definir y controlar documentación administrativa, realización de un manual de procedimientos para la gestión del personal.
- Aplicación de la legislación laboral, tanto a nivel individual como colectiva.
- Realización de los trámites de contratación. Gestión de bonificaciones y subvenciones.
- Gestión de nóminas.
- Temas relacionados con la jornada laboral y la productividad.
- Negociación del Convenio Colectivo.
- Relaciones con organismos oficiales como la Seguridad Social, y el Ministerio de Hacienda.
- Relaciones con comités y sindicatos, así como la gestión de elecciones sindicales.
- Gestión de aspectos relacionados con la salud y seguridad en el trabajo, servicios médicos, etc.
- Control del personal relacionados con las altas, bajas, absentismo, horas extras, horarios, vacaciones, etc.
- Gestión de la base de datos de personal y candidatos a un puesto de trabajo.
Gestión económica
La tarea de gestionar el ámbito económico requiere atención y recursos para atraer, emplear y retener a los posibles empleados. Las funciones principales en este ámbito de gestión económica son:
- Elaboración y control de presupuestos anuales de gastos de personal.
- Simulación de escenarios presentes y futuros.
- Diseñar los aspectos de la negociación del convenio colectivo para las retribuciones de las personas adscritas y definir la política de retribuciones y aplicación en la práctica de las personas excluidas del convenio.
- Análisis del mercado retributivo con la realización de encuestas.
- Retribución individual: fija variable, beneficios, etc.
- Plan de beneficios sociales.
- Control de costes: productividad, absentismo, horas extras, etc.
- Planes de prejubilación y bajas incentivadas.
- Gestión de base de datos económica.
- Elaboración del balance social.
Gestión de la cultura de la organización
La gestión de la cultura organizacional incluye las siguientes funciones del departamento de RRHH:
- Definición y comunicación a los trabajadores del código de conducta y valores de la empresa.
- Definición e implantación del estilo de dirección deseado que contribuya a generar un impacto positivo para la organización y miembros que la integran.
- Gestión de la comunicación interna.
- Control del clima laboral mediante encuestas y entrevistas con el fin de contribuir al bienestar de los trabajadores.
- Desarrollo de las relaciones humanas: seminarios, convenciones, fiestas, etc.
- Gestión de la participación de los empleados en grupos de mejora, clubes, etc.
La gestión eficiente de los Recursos Humanos juega un papel muy importante en el buen funcionamiento de la organización. La dirección y funciones realizadas por departamento de RRHH, unen todos los aspectos de la organización para garantizar el crecimiento de la empresa de forma sostenible en el tiempo.
Además de las funciones que hemos visto que desarrollan las personas lideran o trabajan en un departamento de Recursos Humanos de una empresa, una de las habilidades más importantes es saber negociar de forma eficaz, tanto con empleados, empresarios y sindicatos. Conocer las técnicas de negociación más eficaces, es esencial para solventar los conflictos en una organización de forma satisfactoria para todas las partes.